Продукты

Svaya.Рабочий стол закупщика

Путь закупки от заявки до договора: двенадцать автоматизаций с проверками и подписью человека

Svaya.Рабочий стол закупщика - это отдельный продукт БизнесМатики на базе ИИ-платформы Svaya. Он ставится отдельным проектом на серверах заказчика или в его облаке. На этом сайте продукт не запускается, здесь показана запись работы одной задачи и описание остальных одиннадцати.

Что продукт умеет

• Документы закупки, их проверка и сравнение версий

  Проект документа обычно сверяют с шаблоном глазами. Что-то забывается, где-то сбивается оформление, а какая версия свежая, чаще всего помнит только автор. Платформа сверяет проект документа с шаблоном и показывает, чего в нем нет и что лишнее. Затем проверяет нумерацию страниц, шрифты, поля и интервалы, сравнивает документ с предыдущей версией по пунктам и выдает отчет со ссылкой на пункт документа.

• Вопросы по закупочным документам

  Ответ на «а какой у нас порог малой закупки» ищут по документам подолгу, а чаще вспоминают формулировку по памяти. Сотрудник спрашивает, например, какой в организации порог малой закупки. Платформа ищет ответ в положении о закупках и регламентах, собирает его только из найденного текста и дает ссылку на пункт, а не на документ целиком.

• Проверка технического задания на соответствие требованиям

  Техническое задание нередко уходит на площадку с указанием конкретной марки без оговорки «или эквивалент», и такую закупку могут развернуть. Платформа проверяет техническое задание по положению о закупках организации. Она ищет признаки ограничения конкуренции (например, конкретную марку без оговорки «или эквивалент»), проверяет обоснование начальной цены и противоречия внутри текста. Отчет считается принятым только после подтверждения руководителя.

• Комплектность документов участника

  Комплект участника - это обычно папка файлов, и чего в ней не хватает, выясняется чаще всего на этапе рассмотрения. Платформа разбирает комплект файлов участника, включая вложенные папки, определяет тип каждого документа и сверяет их с перечнем обязательных. В отчете видно, чего не хватает. Участника отклоняет человек.

• Свод коммерческих предложений

  Предложения приходят в разных форматах, и в таблицу их обычно сводят руками, а версию без цен для рабочей группы делают отдельно. Платформа достает из каждого предложения предмет, цену, сроки и условия и сводит их в сопоставимую таблицу. Поля, распознанные ненадежно, она помечает на проверку человеку. Для рабочей группы платформа готовит версию свода без цен. Выбор поставщика она предлагает с обоснованием, а утверждает его закупщик.

• Проверка контрагента и подписантов

  По каждому участнику чаще всего вручную обходят налоговую, реестр недобросовестных поставщиков, картотеку судебных дел и сведения о банкротстве, и вопрос, кто вправе подписывать, обычно все равно остается. Платформа проверяет участника по реестру недобросовестных поставщиков, сведениям о банкротстве и судебных делах, списку Банка России и задолженности по налогам. Она сверяет учредителей и подписантов с внутренним перечнем работников (наружу выходит только ответ «есть» или «нет») и разбирает доверенность подписанта.

• Начальная цена и анализ цен

  Обоснование начальной цены обычно собирают из трех коммерческих предложений и памяти о прошлой закупке. Платформа собирает историю цен по позиции, отсеивает цены, сильно отличающиеся от остальных, и объясняет, почему каждая из них отсеяна. Затем считает начальную цену с обоснованием и сверяет ее с поступившими предложениями.

• Протокол рабочей группы

  Протокол нередко пишут после заседания по памяти, а мнения участников собирают в переписке. Вопрос выносится на рабочую группу, и каждый участник высказывается со своим доводом. Платформа собирает из ответов проект протокола, а руководитель его подтверждает.

• Малые закупки и проверка на дробление

  Несколько близких по сумме заявок одному поставщику за месяц выглядят как дробление, и замечают это чаще всего при разборе задним числом. Когда поступает заявка на малую закупку, платформа сверяет ее с порогом суммы и с периодом, за который закупки у одного поставщика складываются. Признак дробления означает, что одну потребность делят на несколько малых закупок, чтобы уложиться в порог. Если такой признак есть, платформа останавливает заявку, а руководитель видит основание и выбирает, провести ли конкурентную процедуру или обосновать закупку у единственного поставщика. Эту задачу можно посмотреть в записи ниже.

• Календарь закупок и напоминания

  Срок продления договора легко пропустить, когда он записан в чужой таблице. Календарь собирается из договоров и планов. За заданное число дней до срока платформа отправляет письмо со ссылкой на рабочий стол, без содержимого документов.

• Запрос предложений поставщикам

  Запрос предложений обычно рассылают руками по адресам из старой таблицы, и кто из справочника выпал, замечают не сразу. Платформа составляет запрос предложений по позиции, отбирает поставщиков из базы организации и готовит черновик письма каждому. Рассылку утверждает закупщик.

• Проверка первичных документов

  Акты и накладные обычно сверяют с договором построчно, и расхождение чаще всего находят уже при закрытии периода. Платформа разбирает акт, накладную или счет-фактуру, сверяет сумму с договором, ищет причину расхождения по позициям и проверяет обязательные реквизиты.

Что здесь не запускается

Запись сделана на данных вымышленной организации «Вектор-Проект». Заявки, поставщики, положение о закупках и история цен придуманы. Справочник контрагентов и перечень работников на сайте демонстрационные. Письма поставщикам не рассылаются. Рабочая версия работает на документах заказчика и подключается к его системам. Результаты на сайте оценочные, для работы они не предназначены.