Svaya.База знаний

Ответы сотрудникам по документам компании с фрагментом документа, который нашел поиск

Документы загружаются файлами и подключаются из десяти систем, например из Битрикс24 и Confluence.
Права берутся из системы, где лежат документы. Изменения прав доходят до ответов при следующем обновлении.
Редакции ведет ваш ответственный. Отмененная им редакция в ответ не подается.
Если в найденных фрагментах ответа нет, так и будет сказано.
Работает на серверах компании либо в облаке БМ, документы и поиск остаются в России.

Запросить пробный доступ Проверить на своем документе сейчас

Документы из шкафа, с сервера и из облака сходятся в раскрытую папку базы, лупа выделяет в ней фрагмент, и стрелка ведет от него к ответу на экране сотрудника

Каким компаниям нужна база знаний по своим документам

Регламенты и положения есть, но нужный пункт в них ищут долго

Проблема

Регламент лежит в общей папке, и найти в нем нужный пункт дольше, чем спросить коллегу. Коллега отвечает по памяти и может назвать правило, которое уже отменено.
В консалтинге и аудите методология занимает сотни страниц, и младший консультант ищет в ней ответ подолгу.
На стройке проектная документация и регламенты лежат в разных местах, и прораб звонит в офис вместо того, чтобы прочитать.

Решение

Сотрудник спрашивает обычными словами. Под ответом стоят документ, редакция и пункт или страница, на которые ответ опирается.
Отмененную редакцию ответственный отмечает один раз, и в ответы она больше не подается.
Вопросы, на которые база не ответила, собираются в список для ответственного. Он закрывает их документом или короткой статьей.

Инструкции написаны канцелярским языком, а работник читает по-русски с трудом

Проблема

Новичок выходит на плановую выработку почти месяц, потому что инструкции написаны канцелярским языком, а наставник один на смену.
На пищевом производстве заметная доля работников читает по-русски с трудом, а от понимания санитарных правил зависят и безопасность, и результат проверки.

Решение

Работник задает вопрос на узбекском, таджикском или киргизском языке и получает ответ на языке вопроса.
Под ответом стоит инструкция с пунктом или страницей, на которые ответ опирается, поэтому наставник проверяет его по документу.
Спросить можно с телефона в браузере или в боте Max, отдельное приложение ставить не нужно.

Оборудование встало, а причину ищут по бумажным руководствам

Проблема

Когда оборудование встает, причину обычно ищут по бумажным руководствам и по звонку опытному наладчику, а простой идет на часы.
На производстве линия встает посреди смены, а наладчик один на площадку. В логистике погрузчик стоит с ошибкой на панели, пока механик дозванивается до сервиса поставщика.

Решение

Механик пишет симптом своими словами или код ошибки с панели.
Ответ опирается на руководство и паспорт оборудования, а в источниках под ответом стоит страница руководства.
Руководства можно загружать сканами, текст с них распознается при загрузке.

Как это выглядит для сотрудника

Сотрудник спрашивает в чате в браузере, на компьютере и на телефоне. Если у компании есть и Svaya.Доступ к ИИ-моделям, это тот же чат, а ответы по документам включаются переключателем. Снимки ниже сделаны с настоящего интерфейса на вымышленных данных.

Беседа в чате. Сотрудник спрашивает о суточных в командировке, ответ языковой модели со ссылками на документы, под ним блок «Источники» с положением о командировках и страницей — **Ответ с документами-источниками**
Сотрудник спрашивает обычными словами, ответ приходит целиком, над ответом название языковой модели.
Под ответом блок «Источники». В нем документы, на которые опирается ответ, и страница документа.
Если в найденных фрагментах ответа нет, сотрудник читает, что в документах, к которым у него есть доступ, ответа не нашлось, а вопрос попадает в список для ответственного за раздел.
Отметка «Не помог» у ответа тоже попадает в этот список вместе с текстом вопроса.

Поле ввода чата и раскрытый над ним список «В каких разделах искать». Три раздела из четырех отмечены флажками — **Переключатель «Документы компании» и выбор разделов**
Переключатель в поле ввода включает ответы по документам компании в обычном чате.
В раскрытом списке только разделы, открытые этому сотруднику. По умолчанию отмечены все.
Беседа, начатая по документам, остается беседой по документам, поэтому ее история не смешивается с обычными вопросами.

Тот же ответ с блоком «Источники» на экране телефона — **Тот же ответ на телефоне**
Отдельного приложения нет, чат открывается в браузере телефона.
Ответ и документы-источники те же, что на компьютере.
Работникам в цехе и на складе удобнее бот в Max, о нем написано ниже.

Чего сотрудник не видит

Сотрудник не видит названий закрытых ему разделов и не узнает, есть ли в них документы по его вопросу. Отказ по закрытому разделу выглядит так же, как отказ по пустому поиску. Замена персональных данных перед отправкой в языковую модель на его экране тоже не видна.

Откуда берутся документы

Документы попадают в базу двумя путями. Их загружают файлами, или база подключается к системе, где они уже лежат, и по расписанию забирает новые, измененные и удаленные документы вместе с правами на них.

Откуда	Что попадает в базу	Права на документы	Где работает
Загрузка файлами	PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT и другие файлы, архивы ZIP и сканы. Текст сканов распознается при загрузке	Группами разделаПо разделу, в который загружен файл	В облаке БМ и на серверах компании
Битрикс24	Файлы общего Диска и Дисков групп, страницы базы знаний портала	ЧастичноНа уровне общего диска и дисков групп	Облачный портал и коробка. Из облака БМ коробка подключается по внешнему адресу
Confluence	Страницы, блог-посты и вложения выбранных пространств	Из системыОграничения страниц и права пространств	Cloud и Server/Data Center. Из облака БМ Server подключается по внешнему адресу
SharePoint	Файлы библиотек и страницы сайтов	Из системыПрава сайта, библиотеки и документа	SharePoint Online и SharePoint Server. Server подключается на серверах компании
1С:Документооборот	Внутренние документы и их файлы, например регламенты, приказы и инструкции	Группами разделаСистема прав не передает	На серверах компании, из облака БМ при опубликованной базе
Файловый сервер и папки	Общие папки Windows (SMB) и папки на серверах компании	Из системыПрава папок и файлов, группы из каталога AD или LDAP	Только на серверах компании, из облака БМ файловый сервер недоступен по сети
Google Drive	Файлы личного диска и общих дисков, документы, таблицы и презентации Google	Из системыПрава файлов. Группы Google раскрываются при правах администратора домена	В облаке БМ и на серверах компании
Яндекс Диск	Файлы и папки диска	ЧастичноПрава Диска простые, доступ уточняют группы раздела	В облаке БМ и на серверах компании
NextCloud	Файлы и папки вашего сервера NextCloud	Группами раздела	В облаке БМ, когда домен сервера подтвержден, и на серверах компании
Почта	Письма и вложения общего служебного ящика от отправителей из списка разрешенных	Группами раздела	В облаке БМ и на серверах компании
Сайт и внутренний портал	Страницы и файлы по ссылкам внутри вашего домена	Группами раздела	В облаке БМ и на серверах компании

Кабинет администратора, карточка подключенного диска. Дерево папок с отметками, у каждой отмеченной папки выбор «Кто видит», ниже сводка документов и два файла, которые не загрузились, с причиной

Подключение системы в кабинете администратора

Администратор выбирает систему, входит в ее учетную запись и отмечает папки, которые нужны базе. Пока ничего не отмечено, документы не копируются.
У каждой отмеченной папки выбор «Кто видит». Все сотрудники или группа.
Под папками сводка документов. Сколько загружено, сколько в работе и какие файлы не загрузились и почему.

Права и подключение

Права из системы значат, что сотрудник видит в ответах документы, открытые ему в самой системе. Для этого администратор подтверждает, какая учетная запись системы принадлежит сотруднику. Пары подбираются по почте и подтверждаются одной кнопкой.
Ссылка общего доступа вроде «любой, у кого есть ссылка» документ в базе не открывает. Иначе документ, случайно открытый ссылкой, стал бы виден всей компании через поиск.
Изменения прав в системе доходят до ответов при следующем обновлении, а обновлять источник с правами можно и вручную кнопкой.
В облаке БМ адрес системы проверяется при подключении. Внутренние адреса запрещены, а домен, который администратор вводит сам, подтверждается записью DNS или файлом на сайте. Отдельного фильтра исходящих соединений на сети облака нет.

Как устроен ответ

Пример ниже показывает, что происходит с вопросом, когда в базе лежат две редакции одного положения. Под примером путь вопроса по шагам и устройство каждого шага.

Поиск нашел

«Сколько дней в неделю можно работать из дома?»

И1ДействуетПоложение о дистанционной работе, редакция от 1 марта 2026 года, пункт 3.1Работник может работать из дома до двух дней в неделю по согласованию с руководителем.
И2ОтмененаПоложение о дистанционной работе, редакция от 12 января 2025 года, пункт 3.1Работник может работать из дома до трех дней в неделю.

Языковая модель получила

Вопрос сотрудника и фрагмент [И1] действующей редакции. Фрагмент отмененной редакции отсеян до отправки, персональные данные заменены обозначениями.

В ответе модель ставит метку [И1]. Сотрудник видит на ее месте номер документа [1], а сам документ появляется под ответом. Ответ без метки сотруднику не показывается.

Сотрудник увидел

Из дома можно работать до двух дней в неделю по согласованию с руководителем [1].

ИсточникиПоложение о дистанционной работе, редакция от 1 марта 2026 года, пункт 3.1

Пример составлен для страницы. Отмененную редакцию сотрудник может включить сам переключателем «показывать отмененные» у вопроса в чате, и тогда в ответе названо, какая редакция действует.

Вопросв чате, в боте или через API

Правакакие разделы открыты сотруднику

Поискпо смыслу и по словам

Замена данныхперсональные данные заменены

Языковая модельиз группы моделей раздела

Проверка опорыбез указания ответа нет

Журналбез текста вопроса

1
Поиск по разделам с проверкой прав
- Поиск гибридный, то есть ищет и по смыслу, и по словам. Идет он по разделам, открытым сотруднику.
- Права проверяются внутри выборки, а не после нее, поэтому закрытый документ не попадает даже в число найденных.
- Если часть документов еще читается или источник не отвечает, под ответом стоит строка, что ответ может быть неполным.
2
Редакции ведет человек
- У каждой редакции документа статус «действует», «заменена» или «отменена», и ставит его ответственный за раздел.
- Когда появляется документ с тем же названием и более новой датой, продукт подсказывает, что это похоже на новую редакцию. Решает ответственный.
- Фрагменты замененных и отмененных редакций в ответ не подаются. Если нашлись только они, сотрудник видит, что в действующих документах этого нет, и дату отмененной редакции.
3
Замена персональных данных
- Вопрос и найденные фрагменты проходят ту же замену персональных данных, что и сообщения в чате Svaya.Доступ к ИИ-моделям. Как она устроена, описано на странице чата.
- Если служба замены недоступна, вопрос в языковую модель не уходит.
Как устроена замена персональных данных
4
Языковая модель из группы раздела
- Какие языковые модели отвечают по разделу, задает администратор группой моделей раздела.
- Если вопрос идет по нескольким разделам, действует самая строгая группа.
5
Проверка опоры
- Каждый найденный фрагмент уходит в языковую модель со своей меткой. Модель отмечает в ответе метки тех фрагментов, на которые опирается, и под ответом они становятся документами-источниками.
- На замере качества опору дополнительно проверяет отдельная языковая модель-судья.
6
Журнал без текстов
- По каждому вопросу в журнал записываются время, участник под обозначением, разделы, документы-источники, языковая модель и исход.
- Текстов вопросов и ответов в журнале нет. Записи сцеплены контрольными суммами, поэтому правка задним числом видна при проверке.

Правило опоры

По правилу опоры фрагменты находит поиск; на какой из них опирается ответ, указывает модель, и ответ без указания не показывается.

Кто что видит

Что	Сотрудник	Куратор раздела	Администратор	Аудитор
Задает вопросы и получает ответы по открытым ему разделам
Ведет документы, редакции, вопросы без ответа и статьикуратор ведет только разделы, в группах которых состоит
Управляет разделами, группами, подключением систем и подтверждает учетные записи
Читает журналы вопросов, доступа к документам и администрированияжурналы без текстов вопросов и ответов
Открывает беседу по строке журнала и проверяет, что журнал не менялсябез фрагментов разделов, закрытых самому аудитору, каждое действие записывается

Журнал доступа к документамВедется отдельно и показывает, кто и какой фрагмент открыл, без текста. Аудитор получает по нему ответ на вопрос «кто получал этот документ».
Куратор разделаОтдельная роль для компаний, где базу ведет не администратор. Куратор ведет свои разделы, но не меняет их группы и не подтверждает учетные записи, поэтому открыть себе чужой раздел он не может.
Доступ персонала БМ в облакеПерсонал БМ читает данные компании только по заявке с причиной и сроком. Заявка записывается в журнал администрирования компании, а администратор получает уведомление до начала работ.

Какие модели отвечают и куда уходит текст

Какие языковые модели отвечают

У каждого раздела своя группа языковых моделей. Российские модели, модели на серверах компании или все модели, доступные компании.
В облаке БМ по умолчанию отвечают российские модели. На серверах компании по умолчанию отвечает модель, развернутая у вас.
Если у компании есть и Svaya.Доступ к ИИ-моделям, сотрудник выбирает модель чата в пределах группы раздела.
Найденные фрагменты уходят в языковую модель вместе с вопросом, с той же заменой персональных данных, что и вложения в чате.
БМ не обучает языковые модели на документах и вопросах компании.

Где работает сервис

Облачная версия работает на платформе, размещенной в России. База данных, хранилище документов, поисковый индекс и резервные копии находятся там же.
Документы и индекс в облаке хранятся на серверах БМ и криптографически не закрыты от владельца серверов. Ответственность БМ за их сохранность закреплена договором.
На серверах компании документы, индекс и модели остаются в ее сети.
Разделы с коммерческой, банковской или страховой тайной отвечают только на серверах компании. В облаке БМ такой раздел не отвечает, а в ботах и через API он не виден.

Боты в Битрикс24 и Max

Сотрудник может спросить базу не только в чате, но и в боте Битрикс24 или мессенджера Max. Боты по умолчанию выключены, включает их администратор компании.

СотрудникПишет вопрос в личном диалоге с ботом
Серверы мессенджераБитрикс24 или Max. Вопрос и ответ проходят через них целиком
Svaya.База знанийИщет по открытым сотруднику разделам и проверяет опору
Языковая модельПолучает фрагменты с замененными персональными данными

Замена персональных данных действует между базой и поставщиком языковой модели. Между сотрудником и мессенджером вопрос и ответ идут как есть, поэтому на экране включения ботов администратор видит это предупреждение.

Телефон с перепиской в мессенджере и переключатель рядом с ним

В Битрикс24 сотрудник узнается по учетной записи портала, сопоставленной с его местом. В Max он привязывает бота по одноразовой ссылке из своего кабинета.
Бот отвечает только текстом и только в личном диалоге, в групповых чатах молчит.
Ответ приходит с названиями документов-источников.
Разделы с тайной в ботах не отвечают и в них не видны.
Администратор видит привязки и отзывает их, а при увольнении сотрудника привязки снимаются сами.

Спросить базу можно и из ваших систем через открытый API по ключу компании. Ключ привязан к одному месту, у него есть срок действия, список разделов и суточный предел вопросов.

Чем отличается от других способов

Сравниваем классы способов, а не отдельные продукты. У конкретного продукта внутри класса условия могут отличаться от описания.

Способ	Источник под ответом	Права из системы	Редакции	Где лежат документы	Срок старта
Вики с поиском	Ссылка на страницу, без фрагмента	Права самой вики, другие системы не учитываются	История правок страницы, без статуса «действует» или «отменена»	Там, где стоит вики	Уже есть
ИИ-помощник вендора базы знаний	Как правило, есть	Права внутри системы вендора	Как в системе вендора	Облако вендора	Недели
Сборка своими силами	Как напишете	Как напишете	Как напишете	Ваши серверы	Месяцы
Чат с загрузкой файла	Нет, файл остается в одном разговоре	Нет	Нет	Облако поставщика языковой модели	Минуты
Svaya.База знаний	Фрагмент документа под ответом	Из системы, где лежат документы, а у загруженных файлов группами раздела	Ведет ответственный, отмененные в ответ не подаются	Ваши серверы либо облако БМ в России	День на пробу в облаке

способ закрывает критерий столбцазакрывает частично или зависит от поставщика и настройкине закрывает

Критерии столбцов слева направо. Под ответом стоит фрагмент документа, на который он опирается. Сотрудник видит только то, что ему открыто в системе, где лежит документ. Отмененная редакция не попадает в ответ. Документы остаются на серверах компании или в России. Старт занимает дни, а не месяцы.

Где работает и как купить

В облаке БМ

Для пробы и небольших команд, например одной службы или отдела.
Ничего не нужно разворачивать, языковые модели и ключи доступа к ним дает БМ.
Места оплачиваются помесячно или за год, счет выставляется из кабинета компании.
Подключаются системы с внешним адресом. Файловый сервер из облака недоступен.

На серверах компании

Для компаний, где базой пользуются десятки и сотни сотрудников.
Годовая лицензия зависит от числа мест с доступом к базе, которое считает сама платформа.
Подключаются все системы, включая сетевые папки и системы без внешнего адреса.
Языковая модель на ваших серверах или по вашим ключам, вход сотрудников через ваш каталог учетных записей.

Тарифы видны в кабинете после получения доступа. Для компаний крупнее пробы есть платформа на ваших серверах или выделенная в облаке БМ, по запросу.

Запросить пробный доступ

Оставьте имя и рабочую почту. Сотрудник сервиса пришлет на эту почту ссылку-приглашение в течение одного рабочего дня после запроса. По ссылке вы заведете компанию в кабинете, примете условия договора-оферты и пригласите сотрудников.

Пробный доступ дается на 30 дней.
В него входят до пяти мест и 3 000 вопросов на компанию.
Документов до 200 или до 2 ГБ, подключенных систем не больше двух.
В конце пробы администратор получает отчет с числом вопросов, долей ответов и списком вопросов, на которые база не ответила.

Основной путь пробы - это загрузка руками. Подключение системы обычно требует служебной учетной записи и согласования со службой безопасности, а это часто дольше тридцати дней пробы.

Чего продукт не делает и когда не отвечает

Сотрудник, чья учетная запись в системе не сопоставлена с его местом, не увидит документов этой системы с правами из нее, пока администратор не подтвердит сопоставление.
Разделы с коммерческой, банковской и страховой тайной в облаке не отвечают.
Ответ приходит целиком, а не по словам. Ожидание занимает до двадцати пяти секунд.
Вопрос на узбекском, таджикском или киргизском языке сначала переводится на русский, поэтому ответ приходит дольше.
Длинная история беседы сокращается, и под ответом об этом сказано.
Статьи базы короткие, это ответы на вопросы, которых не нашлось в документах. Редактора документов, как в вики, в продукте нет.
Продукт не заменяет систему, где лежат документы, и не ведет согласований. Он отвечает по документам, а ведет их ваша система или ваш ответственный.
По данным учетных систем, например о статусе заказа, остатках или балансе, продукт не отвечает. Для этого в каталоге есть другие технические решения.

Нужен чат с российскими и зарубежными языковыми моделями для любых задач сотрудников, а не только ответы по документам? У чата своя страница, Svaya.Доступ к ИИ-моделям.